Comment saisir et importer toutes vos données ?

Comment saisir et importer toutes vos données ?

C’est le moment le plus redouter. Comment saisir facilement et rapidement toutes les données que la loi vous oblige à mettre dans votre BDES ? Cet article à pour but de vous accompagner dans la mise en place de votre nouvelle BDES alcuin.

Vous êtes gestionnaire ?

Voici comment faire.

Vous êtes Administrateur ?

Voici comment faire.

La loi stipule que vous devez permettre à vos représentants du personnel d’accéder à des données sur l’entreprise de l’année n-3 jusqu’à l’année n+2. Ces données doivent être regroupées en huit catégories : Investissement, Fonds propres endettement et impôts, Rémunérations salariales, Activités sociales et culturelles, Rémunération des financeurs, Flux financiers à destination de l’entreprise, Sous-traitance, Transferts commerciaux et financiers.

La plupart du temps vous avez déjà toutes ces données (dans votre bilan social ou votre bilan comptable par exemple) mais celles-ci ne sont pas classées de la même façon.

Avec la bdes alcuin, vous avez une solution très simple pour saisir toutes ces données d’un seul coup : un fichier excel à compléter puis à importer dans notre logiciel.

En tant que Gestionnaire

Connectez-vous à votre BDES avec votre accès Gestionnaire

importer_toute_les_donnees_gestionnaire_01

Sélectionnez n’importe quel indicateur. Exemple : A. Investissements puis Évolution des objectifs.

importer_toute_les_donnees_gestionnaire_02

Supprimez les filtres de domaines et sous-domaines. Vous verrez alors tous les éléments de votre BDES dans cette liste

importer_toute_les_donnees_gestionnaire_03

En tant que Administrateur

Connectez-vous à votre BDES avec votre accès Administrateur

importer_toute_les_donnees_administrateur_01

Sélectionnez Ma BDES / Données mise à disposition

importer_toute_les_donnees_administrateur_02

Sélectionnez toutes les lignes en cliquant sur la checkbox importer_toute_les_donnees_04

Cliquez sur le bouton rapport puis sur le bouton Générer

importer_toute_les_donnees_05

importer_toute_les_donnees_06

Vous avez maintenant votre fichier Excel, il ne vous reste plus qu’à le compléter.

Dans ce fichier, des colonnes sont grisées et d’autres sont sur fond blanc. Vous ne devez compléter que les cellules sur fond blanc. Les cellules grisés vous permettent d’avoir des informations sur cette ligne (domaine, indicateur, nom du champ, etc.)

importer_toute_les_donnees_07

Pour les années passées vous avez donc une case par ligne à saisir (la valeur de l’indicateur). Soit il s’agit d’un chiffre (montant, pourcentage, valeur brute) soit d’un texte. Pour les années futurs, vous devez en général compléter deux cases : une valeur prévisionnelle et une tendance (en hausse, en baisse, stable, etc…)

Vous avez donc en général environ 700 cases à remplir pour le passé et 1400 cases à remplir pour le futur. Sur toutes ces cellules, certaines ne seront pas renseignées par votre entreprise ou seront à 0. Exemple : Rejets de gaz à effet de serre. De plus vous pouvez partager ce fichier avec vos collègues (ressources humaines, comptabilité) afin d’aller plus vite en remplissant chacun vos parties.

Pour conclure, il vous est tout à fait possible de saisir ce fichier excel et de l’importer dans votre BDES en ½ journée. Qu’est-ce qu’une demi journée pour répondre à des obligations légales ?


Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *