N’utilisez ni une GED ni Excel pour votre BDES

N’utilisez ni une GED ni Excel pour votre BDES

Aujourd’hui la plupart des BDES disponibles sur le marché fonctionnent avec une GED ou sous format Excel. Or ces solutions qui peuvent paraître séduisantes à court-terme risquent fort de poser problème sur la longueur.

Qu’est-ce qu’une GED ? (Gestion Electronique Documentaire)

Une GED est un système qui permet de partager tout type de fichier en ligne entre l’ensemble des collaborateurs d’une entreprise. Différents documents peuvent être déposés dans une GED comme le bilan social de la société par exemple dans le cadre de la BDES. Ces fichiers sont mis à la disposition des IRP pour qu’ils puissent ensuite les consulter et les télécharger. Une GED permet généralement d’avoir une traçabilité des documents et fournit des renseignements relatifs à ceux-ci (consulté par qui et à quelle heure grâce au journal d’activité).

Pourquoi est-ce une mauvaise idée d’utiliser une GED pour la BDES ?

Facile et rapide à mettre en place, la GED BDES n’est rien de moins qu’un archivage classique de documents (Word, Excel, Power Point, PDF), classés par catégorie et année.

cet outil de partage est efficace mais est vite confronté à ses limites. En effet, l’une des principales faiblesses de la GED est la suivante : on ne peut pas analyser les données ainsi que le contenu des fichiers facilement et efficacement. En conséquence, il n’est pas possible de créer de graphiques ou des tableaux de bords à partir des données présentes dans la BDES. Il est également très difficile de faire des recherches car la recherche ne sera effectuée que sur les titres des fichiers et pas le contenu. Ces éléments nous empêchent ainsi de tirer des analyses pertinentes sur les données de l’entreprise (faire de la business intelligence). Or aujourd’hui et surtout dans un avenir proche, cette analyse est indispensable pour toutes les entreprises disposant d’une BDES car il sera essentiel d’aller plus loin que la simple consultation de documents par les IRP.

Pourquoi ne pas utiliser Excel non plus pour gérer la BDES ?

Une question qui peut vous venir à l’esprit suite à ce premier paragraphe est : pourquoi ne pas utiliser directement Excel qui offre l’avantage de pouvoir analyser les données ?

Principalement car la gestion des droits de visibilité des données de la BDES impossible à réaliser avec Excel. Par ailleurs cet outil ne permet pas d’y attacher des documents. Ainsi vous n’avez pas la possibilité d’ajouter tel ou tel document en rapport avec tel ou tel domaine légal de la BDES. Or dans de très nombreux cas, il est essentiel de pouvoir mettre à disposition des documents dans la BDES pour communiquer des informations aux IRP et respecter les obligations légales.

Pourquoi faut-il prendre le meilleur des deux mondes : gestion documentaire et données dynamiques ?

Nous l’avons vu, une BDES a besoin d’avoir des données vivantes afin qu’il soit possible d’analyser les indicateurs et d’en tirer des informations intéressantes. Néanmoins une BDES doit également offrir la possibilité de stocker des documents comme le bilan social de l’entreprise par exemple.

C’est pourquoi nous avons fait le choix de construire une BDES qui permet de combiner ces deux méthodes complémentaires: avoir des données vivantes que l’on peut analyser et mettre à jour automatiquement (via des connecteurs avec votre système d’information) mais aussi pouvoir ajouter des documents que vous pourrez voir ou télécharger en fonction des droits des utilisateurs.

Un autre des multiples avantages de notre BDES est son aspect juridique. En effet, alcuin travaille en collaboration avec le cabinet d’avocats Vaughan et vous garantit la pérennité de l’application face aux éventuelles évolutions légales. Certes Excel vous permet d’analyser les données, une GED vous permet de stocker des documents, néanmoins ce cadre juridique ne vous est pas assuré par ces outils.

En résumé, la BDES Alcuin est une solution réalisée sur mesure pour répondre aux problématiques spécifiques liées à la mise en place d’une base de données économiques et sociales ; là où Excel et une GED ne rempliront qu’une partie des exigences. A partir de notre BDES les entreprises peuvent enfin analyser leurs données, les représenter sous forme de graphiques et créer des tableaux de bords tout en mettant à disposition des documents à leurs IRP.

En conclusion, n’utilisez ni une GED, ni Excel pour votre BDES. Essayez plutôt la BDES d’alcuin.


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