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FAQ, des réponses à vos questions


Réforme du travail 2017 : quelle évolutions pour la BDES ?

Le projet de loi par ordonnance concernant les mesures de rénovations sociales est disponible en téléchargement ici

Dans le cas où le gouvernement confirme la volonté exprimée dans les ordonnances de créer une instance unique, elle sera obligatoire pour toutes les entreprises de plus de 50 employés.

La nouvelle unique instance représentative du personnel pourra se mettre en place à la fin des mandats des élus, mais un accord d’entreprise pourra fusionner les instances immédiatement.

Non, les DS ne seront pas supprimées, mais la nouvelle instance unique aura la capacité de négociation.

La négociation se déroulera entre les 3 : employeur, instance unique et DS. Mais une seule signature (DS ou instance unique) suffira.

Oui, soit la BDES actuelle (loi Rebsamen) le sera, soit le gouvernement publiera dans une de ses ordonnances un nouveau supplétif légal.

Les accords d’entreprise, aujourd’hui, permettent la mise en place de la BDES et le rajout d’indicateurs et de certaines modalités. La nouvelle réforme étant ça au choix des indicateurs (en rajouter, en enlever), aux temps de consultations, à l’agenda, aux mandats sur la BDES. En bref une personnalisation de tous les aspects de la BDES en fonction des besoins de l’employeur et des IRP.

Tout dépend comment est construit l’application. Nous permettons un niveau de personnalisation très élevé : gestion et création d’indicateurs, de domaines, de sous-domaines, de mandats ; visibilité des informations par l’IRP en fonction de la structure organisationnelle, du type d’IRP, de la durée du mandat ; système de validation des données ; création et gestion des séances et odj…

La BDES qu’est-ce que c’est ?

L’ensemble des données économiques et sociales que l’entreprise a l’obligation de communiquer, dans le cadre du dialogue social, aux différentes instances représentatives du personnel (IRP) devront désormais être mises à disposition de ces dernières dans une base de données économiques et sociales (BDES).

La BDES a été imaginée par les partenaires sociaux signataires de l’accord national interprofessionnel (ANI) du 11 janvier 2013. Elle est inscrite dans la loi de sécurisation de l’emploi, entrée en vigueur le 14 juin 2013, sous l’appellation base de données économiques et sociales (BDES).

Après le 31 décembre 2016, la BDES se substituera à tous les outils de communication de données sociales et économiques existants. Il s’agit donc d’un instrument majeur en matière de relations sociales dont la mise en place est à effectuer dans de courts délais.

La base de données économiques et sociales (BDES), ou base de données unique (BDU), est obligatoire depuis le 15 juin 2014, dans le cadre du dialogue social, pour les entreprises de plus de 300 personnes. Elle le sera pour toutes les autres entreprises à compter du 15 juin 2015.

Gestion des données

L’application vous permet de saisir les données de chacun des thèmes de 3 manières différentes :

  • Saisie directe des informations dans l’application et ajout de fichiers pour chaque indicateur
  • Import de toutes les données à l’aide des fichiers Excel que nous fournissons avec l’application
  • Duplication des données d’une période à l’autre et modification restreinte aux informations nécessaires

La saisie est décentralisée par entité juridique/établissement (pour un groupe).

L’administration désigne des gestionnaires pour chacune des entités de l’entreprise.
Un gestionnaire peut être responsable de renseigner tous les indicateurs ou bien uniquement un nombre restreint de sous-thèmes.

Notre application BDES permet de gérer les données de plusieurs entités juridiques. Vous pouvez modéliser votre structure organisationnelle simple ou complexe. Par exemple : Groupe – Société – Etablissement – Site.
Dès Octobre 2014, nous rendons encore plus souple ce fonctionnement et vous permettons de modéliser votre structure organisationnelle simple ou complexe. Par exemple : Groupe – Société – Etablissement – Site

Les données d’une entité juridique ne seront accessibles qu’aux utilisateurs de l’application identifiés comme étant autorisés à consulter à cette entité.
Un utilisateur pourra avoir accès aux données de plusieures entités

Des accès Administrateurs sont prévus pour permettre de consulter les indicateurs de l’ensemble des entités ou d’un sous-ensemble.

L’administrateur a la possibilité d’extraire, pour l’ensemble des indicateurs d’une même rubrique et pour une année donnée, la date de création de l’information, le nom de l’auteur de la création, la date de la dernière modification et le nom de la personne qui a réalisé cette modification.

En revanche, les informations ne sont pas datées unitairement (par champ d’information).

L’intégration et la modification des fichiers sont aussi datées.

Lors de l’extraction des indicateurs, le nom de l’utilisateur ainsi que la date de téléchargement sont renseignés dans le document (Excel ou PDF selon votre choix).

Chaque indicateur pourra être déclaré confidentiel. Les raisons et la durée de cette confidentialité seront à préciser dans l’application.

Il est possible de n’autoriser l’extraction des données qu’au format PDF afin d’empêcher la modification des indicateurs. L’extraction des données en PDF contient le nom de l’utilisateur qui a extrait l’information ainsi que la date d’extraction.

Il est aussi possible de bloquer toute forme d’extraction des données.

Ces deux options (le format et l’autorisation d’extraction) sont paramétrables par votre administrateur. Elles peuvent être modifiées après la mise en place de l’application.

Nous sommes favorables à un stockage sous forme de données dynamiques qui vont pouvoir être retraitées et réutilisées plus facilement que des documents

Personnalisation

Les indicateurs ont été mis en place en suivant le décret à la lettre, avec l’approbation du cabinet Vaughan. Toute suppression d’indicateur serait un manquement à la loi. Il n’est donc pas possible de les supprimer.

En revanche, il est possible de cacher un sous-thème aux IRP sous réserve de justification. Cette option peut être utilisée les premiers mois afin de trouver le temps de collecter les données nécessaires.

Cette option peut être activée par votre administrateur.

Les indicateurs ont été mis en place en suivant le décret à la lettre, avec l’approbation du cabinet Vaughan. Il n’est donc pas possible de les modifier.

Vous avez la possibilité de créer de nouveaux thèmes / domaines dans un espace dédié, avec vos sous-domaines et indicateurs personnalisés. Vous pouvez également ajouter de nouveaux indicateurs parmi les domaines standards proposés. Chaque nouvel indicateur peut être saisi avec une valeur numérique, un texte ou alimenté par un fichier. De plus, vous pouvez paramétrer l’ajout d’un indicateur pour une partie de vos entités uniquement.

Un espace ‘Informations générales de votre entreprise’ est mis à votre disposition. Il est possible d’y ajouter des fichiers qui seront accessibles aux IRP et Experts.

Il n’est pas légalement autorisé de cacher des indicateurs de la BDES à une certaine catégorie d’IRP. Pour cette raison, il n’est pas possible d’ajouter des profils avec des accès différents.

En revanche, l’ accès aux fichiers attachés, pouvant contenir des informations additionnels, est personnalisable par type d’IRP ou par type d’expert.

Vous pouvez compléter la BDES afin d’y intégrer des indicateurs complémentaires et notamment ceux relatifs à vos accords.

La BDES devient « votre Bilan Social », il peut alors être transmis dans son intégralité par ce biais.

Sécurité

L’administrateur peut définir une date de début et une date de fin de mandat.
Une fois la date de fin de mandat dépassé, l’utilisateur ne pourra plus se connecter à l’application.

L’administrateur peut également bloquer l’accès d’un utilisateur à la main, sans avoir à renseigner la date de fin de mandat.

Un rapport est mis à disposition de l’administrateur. Il liste l’ensemble des connexions à la BDES avec le nom de l’utilisateur, la date et heure de connexion et déconnexion, l’adresse IP et l’état de la connexion (si l’utilisateur a réussi ou non à se connecter à l’application).

Le système demandera à tous les utilisateurs de changer de mot de passe tous les 3 mois.

Autres

Il n’est pas possible d’envoyer des emails à partir de l’application standard. En revanche, il est possible de la personnaliser pour ajouter des emails de relance.

Dans la mesure où les emails des utilisateurs sont renseignés, les administrateurs ont la possibilité de communiquer des informations par email, directement depuis l’application.

Aucun mail automatique n’est mis en place.