Notre solution

Une BDES adaptée à votre organisation

Expert reconnu, alcuin sécurise le dialogue social

Informer et prévoir, telles sont les nouvelles obligations imposées par la loi à toutes les organisations de plus de 50 salariés. Comment ? Par la mise en place d’une base de données économiques et sociales destinée à renforcer l’information des représentants du personnel.

Nous vous proposons une solution clé-en-mains, 100 % digitalisée et sécurisée déjà adoptée par plus de 300 organisations. Avec notre application en ligne (SaaS), vous vous connectez à tout moment et depuis n’importe où. Il n’y a rien de plus simple pour se lancer.

Partenariat BDES Vaughan AvocatsLe cabinet d’avocats Vaughan, partenaire d’alcuin, effectue une veille juridique permanente pour anticiper les évolutions légales (lois Rebsamen, Macron). Notre solution évolue donc continuellement et respecte les derniers changements légaux. Ainsi, vous faites plus que respecter la loi; vous la devancez.


BDES Grandes Entreprises

Nos points forts

Votre entreprise est unique, optez pour une BDES personnalisable. Avec la BDES d’alcuin, vous pouvez gérer plusieurs établissements. Vous avez également accès à une BDES «groupe» qui consolide toutes les données.

La BDES d’alcuin est une application en ligne (SaaS) qui ne requiert ni hébergement ni maintenance technique de votre part. Les mises à jour et les sauvegardes sont automatiques et transparentes pour vous. Vous pouvez vous connecter à tout moment et depuis n’importe où.

La BDES peut être mise en service en quelques jours, sans compétences techniques, y compris dans les entreprises multi-établissements, contraintes de déployer plusieurs bases.

Adaptée à votre structure, sécurisée et simple d’utilisation, la BDES d’alcuin anticipe les évolutions légales et offre à votre entreprise une solution leader dans la gestion de la formation et du dialogue social.

Finis les documents figés, stockés année après année. Outre les domaines réglementaires, alcuin crée pour vous un outil simple, évolutif et interactif vous permettant d’importer des informations facilement, pour une vision globale et instantanée de votre entreprise.

Conformément aux exigences de la CNIL, les données de votre entreprise sont hébergées en France, sous haute protection sur une plateforme certifiée ISO 27001.

Un aperçu en vidéo


Profil Consultation

Cible : les instances représentatives du personnel (IRP) et les experts.

Droits associés : accès à tous les indicateurs, uniquement en mode consultation ; possibilité d’autoriser l’accès aux fichiers joints des indicateurs.


Profil Gestionnaire

Cible : toute personne en charge de saisir ou de modifier les données (Responsable RH, Responsable financier, …).

Droits associés : accès en mode saisie à tous les indicateurs ; possibilité de joindre des fichiers.


Profil Administrateur

Cible : l’administrateur de l’application, en charge de gérer les comptes et l’application.

Droits associés : accès permettant d’administrer les accès par établissement et de personnaliser l’application.

Fonctionnalités

Respectez la loi sans paramétrage

Les informations requises sont classées en rubriques qui reprennent l’ensemble des thèmes et indicateurs définis dans le décret :
– Investissement : social, matériel, immatériel, environnement,
– Fonds propres, endettement et impôts,
– Rémunération salariale,
– Activités sociales et culturelles,
– Rémunération des financeurs,
– Flux financiers à destination de l’entreprise,
– Sous-traitance,
– Transferts commerciaux et financiers.

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Gérez les mandats et l’accès aux données

– Définissez les types de mandats et suivez leur attribution aux utilisateur avec les dates de début et de fin,
– Spécifiez les accès aux entités de votre organisation,
– Choisissez les données visibles et téléchargeables par entité,
– Paramétrez l’accès aux documents par mandat et par entité,
– Attribuez des profils d’utilisateurs.

Filtrez les informations en quelques clics

Gagnez du temps en retrouvant plus facilement vos données en filtrant les listes comme dans Excel et en enregistrant vos listes personnelles

– Trouvez rapidement une structure organisationnelle,
– Cherchez les indicateurs d’une année,
– Retrouvez facilement un utilisateur,
– Combinez les filtres pour traiter une problématique particulière,
– Enregistrez des listes pour gagner du temps dans vos recherches courantes,
– Simplifiez la préparation de vos exports récurrents de données.

Logiciel bdes - liste personnelle
Logiciel bdes - rapports

Affichez dynamiquement des représentations graphiques

Vos représentants du personnel ont la possibilité de visualiser graphiquement chaque indicateur afin de faciliter la lecture des informations présentes sur la BDES. Vous avez la possibilité d’autoriser ou non cette visualisation.

Saisissez rapidement vos données

Dans une liste, modifiez rapidement les données et minimisez les erreurs de saisie.
– La liste est directement accessible en mode édition,
– Chaque modification est sauvegardée automatiquement et une vérification est faite instantanément pour prévenir les erreurs de saisie,
– Les fonctionnalités de filtre, d’ajout de colonne sont disponibles en permanence,
– Les données modifiables manuellement le sont aussi par le biais d’import Excel ou CSV.

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Ajoutez directement des documents

Attachez vos documents consolidés à plusieurs sous-domaines et soyez à jour sur les indicateurs légaux en quelques clics !

Communiquez des documents complémentaires à vos représentants du personnel (comptes rendus de réunion, ordre du jour, accords d’entreprise, etc.), quel que soit le format, sans limite de taille.

Alimentez automatiquement votre base

Gagnez du temps en injectant dans votre BDES des données issues d’un outil tiers. Réalisez une extraction de vos outils de BI, Paie (…) au format prédéfini par alcuin puis, déposez les fichiers à importer sur un dossier SFTP sécurisé. L’interface traite et importe l’ensemble de ces fichiers dans la BDES

Logiciel Bdes : import
Logiciel bdes - indicateurs

Suivez l’évolution de votre BDES en temps réel

Tous vos gestionnaires peuvent voir par établissement le taux de remplissage des indicateurs légaux par domaine. Ceci permet de suivre la conformité d’une organisation face à un cadre légal changeant.

Planifiez vos séances avec les représentants du personnel

Profitez de notre outil de gestion des séances afin de planifier et d’archiver les séances. Mettez en place les réunions, stockez des fichiers (ordre du jour, recueil des avis) et rattachez les indicateurs qui seront mis à jour dynamiquement le jour de la séance.

Respectez les délais de prévenance obligatoires en concentrant les informations sur votre BDES.

Logiciel bdes - planification
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Personnalisez votre BDES

La BDES d’alcuin s’adapte à toutes les structures hiérarchiques, organisationnelles et juridiques. Un utilisateur a la possibilité de consulter / gérer une ou plusieurs BDES.

– Paramétrez un logo afin de personnaliser l’affichage des indicateurs,
– Ajoutez vos propres indicateurs tels que ceux de votre bilan social pour une partie ou pour l’ensemble de vos entités,
– Créez de nouvelles rubriques via les domaines et sous-domaines personnalisés.

Exportez vos données

L’application prévoit la possibilité de télécharger les données au format Excel ou PDF. Cette fonction peut être restreinte à certains profils d’utilisateurs et limitée au format PDF. Les nom et prénom de l’utilisateur qui a effectué le téléchargement ainsi que la date de l’opération sont inscrits dans les fichiers téléchargés.

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Effectuez toutes vos actions de manière sécurisée

Votre base de données unique est hébergée en France sur une plateforme à haute disponibilité et à haute sécurité. Pour chaque entité, vous créez vos comptes utilisateurs et délivrez vous-mêmes les habilitations en mode lecture ou écriture.

Tout accès à votre BDES nécessite une authentification individuelle et nominative.

Les communications avec l’application sont, par ailleurs, sécurisées (utilisation du protocole de communication HTTPS).

Faites signer une charte de confidentialité à vos collaborateurs

Les utilisateurs sont invités à signer une charte de confidentialité lors de leur première connexion. Cette charte a été redigée par notre partenaire, le Cabinet d’Avocats Vaughan. Vous avez la possibilité de la modifier.

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Logiciel bdes - notification email

Informez automatiquement vos utilisateurs des mises à jour

Paramétrez vos notifications automatiques afin d’avertir vos utilisateurs de la mise à jour de documents ou des données.

Définissez pour chaque notification la fréquence d’envoi et la population cible.

Accompagnement et support

Nos experts vous accompagnent et vous forment à la prise en main de votre BDES.

Nous mettons également à votre disposition :
– des vidéos tutorielles,
– un guide utilisateur,
– un guide de résolution des problèmes,
– un support en ligne destiné à l’administrateur de l’application.

Logiciel Bdes : interface du support client

Des modules optionnels pour enrichir votre BDES

Instance de serveur indépendante

Déployer votre BDES sur une instance indépendante dotée d’un système de répartition de charge.

PRA (Plan de Reprise d’Activité)

Augmentez la sécurité et la résilience de votre BDES avec un PRA. Un test d’accident est compris.

SSO Standard

Accédez à votre BDES via SSO SAML (accès à plusieurs applications avec une seule authentification).

Interface d’import

Importez automatiquement vos données dans la BDES depuis des logiciels tiers.

Profil Valideur

Gérez un workflow de validation des données avant publication.

SSO Spécifique

Accédez à la BDES avec une seule authentification via votre SSO spécifique.